Aquí está todo lo que debes saber para cumplir la ley y proteger la confianza del paciente
Los datos sanitarios no son como cualquier otra información.
Son sensibles, privados y están legalmente protegidos como una de las categorías especiales más delicadas dentro del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Y si gestionas una clínica médica o dental, tienes la responsabilidad legal, ética y profesional de protegerlos correctamente.
No se trata solo de evitar sanciones. Se trata de proteger la confianza del paciente, mantener la reputación de tu centro y trabajar con tranquilidad sabiendo que tus procesos están bien hechos.
En este artículo te explicamos qué implica la protección de datos sanitarios, qué debes cumplir y cómo hacerlo de forma práctica en tu clínica.
¿Qué son los datos sanitarios y por qué están especialmente protegidos?
Los datos sanitarios son cualquier información relacionada con la salud física o mental de una persona, pasada o presente, que permita identificarla directa o indirectamente.
Incluyen:
- Historias clínicas.
- Resultados de pruebas.
- Diagnósticos, tratamientos y evolución médica.
- Datos sobre alergias, antecedentes o discapacidades.
- Información de salud mental, odontológica, fisioterapéutica, etc.
- Incluso imágenes o grabaciones que muestren el estado de salud.
Según el Artículo 9 del RGPD, estos datos son considerados de categoría especial y solo pueden tratarse bajo condiciones muy estrictas.
¿Qué leyes regulan la protección de datos sanitarios?
Las principales normativas que debes cumplir en España y la UE son:
- RGPD (Reglamento General de Protección de Datos, UE 2016/679).
- LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales).
- Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente y de los derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica.
Estas leyes establecen quién puede acceder a los datos, cómo deben tratarse, cuánto tiempo deben conservarse y qué derechos tiene el paciente sobre ellos.
¿Qué obligaciones tiene una clínica médica o dental?
1. Base legal para el tratamiento
Debes tener una base jurídica válida para recopilar y tratar los datos del paciente. En la mayoría de los casos, esta base es:
- Prestación de un servicio sanitario (no es necesario consentimiento expreso).
- En tratamientos no sanitarios o con fines estéticos, puede ser necesario consentimiento explícito.
Importante: No confundas el consentimiento clínico con el consentimiento para el tratamiento de datos. Son documentos distintos.
2. Información clara al paciente (Deber de información)
Debes informar al paciente, desde el primer momento, de forma clara y comprensible sobre:
- Qué datos recopilas.
- Para qué los usas.
- Quién accede a ellos.
- Durante cuánto tiempo los conservarás.
- Qué derechos tiene y cómo puede ejercerlos.
Esto suele hacerse mediante una cláusula informativa o una política de privacidad visible en la web, en la clínica y en el proceso de recogida de datos.
3. Consentimiento para finalidades adicionales
Si vas a usar los datos para:
- Enviar comunicaciones comerciales.
- Compartir casos clínicos con fines formativos.
- Publicar imágenes antes/después en redes o web.
Entonces sí necesitas consentimiento explícito y separado, firmado y archivado.
4. Medidas de seguridad técnicas y organizativas
Debes garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad de los datos.
Eso incluye:
- Control de accesos a los historiales (no todo el personal debe ver todo).
- Software seguro y en cumplimiento con RGPD (como Akeito).
- Copias de seguridad periódicas y cifradas.
- Protección frente a accesos no autorizados, robos, pérdidas o filtraciones.
5. Registro de actividades de tratamiento
Debes tener un documento (aunque seas autónomo) donde describas:
- Qué datos personales tratas.
- Con qué finalidad.
- Con qué base legal.
- A quién los cedes.
- Cómo los proteges.
- Cuánto tiempo los conservas.
Este registro debe estar disponible para una posible inspección.
6. Gestión de derechos del paciente
Todo paciente puede:
- Acceder a sus datos.
- Rectificarlos.
- Solicitar su eliminación.
- Limitar u oponerse a ciertos tratamientos.
- Pedir la portabilidad a otro centro.
Tu clínica debe tener un procedimiento claro y accesible para tramitar estas solicitudes en un plazo máximo de 1 mes.
7. Contratos con encargados del tratamiento
Si usas servicios externos que acceden a los datos (software de gestión dental, almacenamiento en la nube, gestoría médica…), debes firmar un contrato de encargado del tratamiento con cada proveedor.
Este contrato debe incluir:
- Qué datos tratan.
- Cómo los protegen.
- Qué responsabilidades tienen.
- Qué hacen cuando dejan de prestarte el servicio.
¿Qué errores comunes debes evitar?
- Usar WhatsApp personal para enviar información clínica.
- Dejar historiales impresos a la vista.
- Permitir que cualquier trabajador acceda a todos los datos.
- No tener una política de contraseñas ni registros de acceso.
- No saber dónde están alojados tus datos (servidores fuera de la UE sin garantías).
- No tener consentimiento específico para publicar fotos clínicas.
- No documentar los procesos de protección ni tener registro actualizado.
Todos estos errores pueden derivar en sanciones importantes… y pérdida de confianza por parte de los pacientes.
¿Cómo puede ayudarte un software como Akeito
Akeito es un software odontológico desarrollado con la protección de datos en mente desde el principio. Entre sus funcionalidades destacan:
- Accesos por perfil y rol dentro del equipo.
- Historial clínico digital seguro y trazable.
- Consentimientos digitales almacenados de forma automática.
- Información clara al paciente en cada punto del proceso.
- Protección frente a accesos no autorizados.
- Copias de seguridad automáticas y cifrado de datos.
Es decir: cumple con el RGPD sin complicarte ni añadir burocracia.
La protección de datos no es un trámite, es parte de tu servicio
En una clínica, proteger los datos del paciente es proteger su salud, su privacidad y su confianza.
Y hoy, más que nunca, esa confianza es lo que diferencia a una clínica que funciona de una que simplemente sobrevive.
Cumplir con la normativa no es difícil si tienes las herramientas adecuadas y una estrategia clara.
Y la recompensa va más allá de evitar sanciones: es construir una clínica profesional, segura y transparente.
